C'est ce qu'on appelle, dans notre jargon de journalistes, un marronnier : un exercice qui revient tous les ans (à peu près au printemps) et dont on ne sait plus comment le traiter pour le rendre intéressant. Pourtant, un rapport d'activité peut constituer un bel outil de communication à l'externe, auprès de vos partenaires, pourvu de le concevoir comme un document dynamique, vivant.

PREMIÈRE ÉTAPE : ANTICIPER ET RÉALISER UN PLANNING !
 

Constitué de plusieurs dizaines de pages, le rapport d'activité est un document relativement conséquent qui demande un travail important dans la collecte et le tri de l'information, et bien sûr pour sa rédaction et sa mise en page.

L'avantage, c'est qu'il est aisé de le prévoir, puisqu'il revient inlassablement tous les ans !
Etablissez donc un rétroplanning. Partez de la date à laquelle vous souhaitez le diffuser. Puis, remontez chaque étape. Le document sera-t-il imprimé ? Si oui, en combien d'exemplaires ? Appelez votre imprimeur pour connaître ses délais d'impression.
De là, vous obtiendrez la date à laquelle il faudra lui remettre le fichier prêt à imprimer.

Prévoyez l'étape de mise en page et des allers-retours de corrections. A qui allez-vous les confier ?
Avant cela, soyez aussi généreux sur le temps que vous accorderez aux phases de collecte de l'information auprès de vos services, de rédaction et de sélection des illustrations.

Vous êtes alors à même de caler une date de réunion de lancement, où vous convierez par exemple les responsables de services pour leur présenter la démarche et ce que vous attendez d'eux.

Idéalement, ce document est un projet qui devrait s'étaler sur 6 mois.

SECUNDO : DÉFINIR LA LIGNE ÉDITORIALE DE VOTRE RAPPORT D'ACTIVITÉ

Cette étape est préalable à la réunion de lancement.
Elle doit vous permettre, et c'est fondamental, de poser noir sur blanc :
- les objectifs de votre rapport d'activité
- les cibles (types de publics auxquels vous allez le distribuer)
- les messages à véhiculer.

En découleront :
- le ton que vous souhaitez
- le type de traitement (voulez-vous beaucoup de visuels, des infographies, des témoignages...)
- un chemin de fer (déroulé des rubriques)
- un sommaire comportant une liste des sujets et les contacts des personnes ressources.

N'hésitez pas à vous inspirer de rapports d'activité qui vous plaisent. Vous en trouverez pléthore en ligne.

TERTIO : FAITES-VOUS AIDER

La réalisation d'un rapport d'activité peut rapidement devenir chronophage pour vous et vos collègues. Pourquoi ne pas vous faire aider, de A à Z, ou pour certaines étapes seulement ?

Une prestation de conseil éditorial vous aidera à clarifier votre ligne éditoriale et à définir un rubriquage.
Vous pouvez également confier la collecte de l'information et la rédaction à un ou plusieurs journalistes ou rédacteurs.
Avez-vous ce qu'il vous faut en matière de photos et d'illustrations ? Pensez sinon à faire appel à un photographe ou à un illustrateur.
La mise en page doit être soignée et si possible créative. Si vous n'avez pas les ressources en interne, faites appel à un directeur artistique, graphiste ou studio.

Sachez, en tout cas, que chez Rubrik communication, nous pouvons vous accompagner sur la totalité de votre projet. Parlons-en !